Bucharest Tower Center, etaj 22 B-dul Ion Mihalache
nr. 15-17 011171 Bucuresti, sector 1, Romania
+40 21 402 4000

Politica de confidentialitate

Politica privind prelucrarea datelor cu caracter personal

11 iunie 2019

Introducere

Prezenta informare privind confidențialitatea explică modul în care Ernst & Young Assurance Services S.R.L., Ernst & Young S.R.L., Ernst & Young Service SRL, Ernst & Young Support Services SRL, Radu și Asociații SPRL, (denumite împreună "EY în România").

În această informare, „EY”, „noi”, „al/a/ai/ale nostru/noastră/noștri/noastre” sau „nouă” se referă la EY România.

Site-ul eyromania.ro este furnizat de către EY România.

EY România prelucrează datele cu caracter personal în diverse scopuri. Colectăm aceste date cu caracter personal de la dvs., de exemplu dacă ne angajați pentru a vă întocmi declarațiile fiscale, dacă vizitați eyromania.ro (site-ul nostru), dacă vă înregistrați datele de contact pentru a primi comunicări de marketing sau dacă vă depuneți candidatura pentru un loc de muncă prin intermediul site-ului EY România dedicat. Totodată, prelucrăm datele dvs. cu caracter personal în contextul prestării de servicii profesionale către angajatorul sau prestatorul dvs. de servicii, de exemplu atunci când derulăm un audit la banca dvs. sau prestăm servicii de salarizare companiei în cadrul căreia lucrați. În fine, obținem datele dvs. cu caracter personal din surse publice, precum LinkedIn. Prezenta informare privind confidențialitatea vizează acoperirea tuturor scenariilor de mai sus.

Faceți click pe link-urile din cuprins pentru a accesa informații mai detaliate referitoare la diferitele scopuri pentru care prelucrăm date cu caracter personal:

  • Vizitatori ai site-ului eyromania.ro
  • Entrepreneur Of The YearTM
  • Clienți
  • Persoane fizice ale căror date cu caracter personal le obținem în legătură cu prestarea de servicii către clienții noștri
  • Servicii de insolvență
  • Persoane de contact în sistemele noastre de management al relațiilor cu clienţii (CRM)
  • Participanți la întrunirile, conferințele, evenimentele și seminariile EY România
  • Persoane fizice care utilizează aplicațiile noastre
  • Persoane fizice care vizitează paginile, plugin-urile și instrumentele noastre de pe platformele de socializare
  • Persoane fizice care corespondează cu EY România prin email
  • Candidați la locuri de muncă
  • Foști colaboratori
  • Furnizori
  • Persoane care apelează linia telefonică EY/Ethics
  • Vizitatori ai birourilor EY România.

Dacă aveți orice întrebări cu privire la această Politică de confidențialitate cu privire la colectarea și prelucrarea datelor personale, în timp ce utilizați acest site web, vă rugăm să le adresați la gdpr@ro.ey.com.

Ce date sunt vizate?

În prezenta informare privind confidențialitatea, „date cu caracter personal” înseamnă orice informație privind o persoană fizică care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare sau un identificator online. Datele cu caracter personal se referă, de asemenea, la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale ale unei persoane fizice.

De asemenea, acestea cuprind categorii speciale de date cu caracter personal (date din categorii speciale), care ne permit să stabilim sau să deducem

  • Originea rasială sau etnică
  • Opiniile politice
  • Confesiunea religioasă sau convingerile filozofice
  • Apartenența la sindicate
  • Date genetice
  • Date biometrice
  • Starea de sănătate sau afecțiuni fizice sau mentale
  • Viața sexuală sau orientarea sexuală

ale unei persoane fizice, precum și date cu caracter personal referitoare la condamnări penale și infracțiuni

Drepturile dvs. privind datele cu caracter personal

Aveți următoarele drepturi în legătură cu datele dvs. cu caracter personal:

  • Dreptul de acces la datele cu caracter personal deținute de EY România în ceea ce vă privește
  • Dreptul de a obține rectificarea datelor dvs. cu caracter personal, de exemplu dacă acestea sunt incomplete sau incorecte
  • Dreptul de a alege în orice moment să nu mai primiți comunicări de marketing
  • Dreptul de a restricționa sau a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal sau de a solicita ștergerea acestora (în anumite condiții și conform legislației incidente)
  • Dreptul de a primi o copie a datelor cu caracter personal pe care le-ați furnizat către EY România într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat (cunoscut drept „portabilitatea datelor”) (în anumite condiții și conform legislației incidente)
  • În cazul în care ați furnizat date cu caracter personal în mod voluntar sau v-ați dat consimțământul în orice alt mod, dreptul de a vă retrage consimțământul
  • Dreptul de a depune o reclamație la o autoritate de supraveghere în domeniul protecției datelor (a se vedea secțiunea „Reclamații”)

Dacă aveți o întrebare sau doriți să vă exercitați drepturile, vă rugăm să contactați persoana din cadrul EY cu care discutați de obicei sau puteți contacta echipa pentru protecția datelor din cadrul EY România, la adresa gdpr@ro.ey.com.

Reclamații

Dacă aveți preocupări legate de o presupusă încălcare de către EY România a legislației privind confidențialitatea datelor sau a oricărei alte reglementări, puteți contacta persoana cu care discutați de obicei în cadrul EY sau coordonatorul pentru confidențialitatea datelor din cadrul EY România, la adresa:  Bd. Ion Mihalache nr. 15-17, Bucharest Tower Center, etaj 22, sector 1, Bucuresti sau prin email, la adresa gdpr@ro.ey.com. Un coordonator pentru confidențialitatea datelor din cadrul EY România va investiga reclamația dvs. și vă va furniza informații despre modul în care va fi gestionată.

De asemenea, aveți dreptul de a face o plângere la autoritatea de supraveghere în domeniul protecției datelor din țara dvs. sau de a înainta o acțiune în justiție la instanța cu competență teritorială sau la instanța prevăzută în orice contract de angajare aplicabil încheiat cu EY România.

Scopurile în care prelucrăm date cu caracter personal

Vizitatori ai site-ului eyromania.ro

Datele cu caracter personal pe care le colectăm în ceea ce vă privește când vizitați site-ul nostru se încadrează în mai multe categorii.

Informații pe care le furnizați în mod voluntar

Colectăm datele cu caracter personal pe care le furnizați în mod voluntar prin intermediul site-ului nostru, de exemplu atunci când completați formulare online pentru a ne contacta, când vă abonați la un newsletter, când utilizați unul dintre instrumentele noastre de evaluare online, când vă abonați pentru a primi comunicări de marketing din partea noastră, când participați la studii sau când vă înregistrați la evenimente organizate de noi. Printre informațiile pe care le colectăm în ceea ce vă privește se numără următoarele:

  • Numele
  • Denumirea postului, nivelul postului sau funcția postului, rolul dvs.
  • Compania sau organizația
  • Date privind compania
  • Informațiile de contact, inclusiv adresa de email principală, adresa de email și numerele de telefon
  • Informații demografice, cum ar fi sectorul de activitate, țara, codul poștal, preferințe și interese
  • Alte informații relevante pentru studiile în rândul clienților sau cercetări similare
  • Informații relevante pentru prestarea serviciilor noastre către dvs.
  • Orice alte date cu caracter personal pe care alegeți să ni le furnizați în mod voluntar

Nu colectăm în mod intenționate date din categorii sensibile, cu excepția cazului în care dvs. ne furnizați astfel de date. Deși există casete de text liber pe site, în care puteți introduce orice informație, nu prelucrăm în mod intenționat informații sensibile. Nu aveți obligația să furnizați și nu este recomandabil să divulgați informații cu caracter personal sensibile în casetele de text liber. Dacă alegeți să furnizați orice fel de informații cu caracter personal sensibile în acest mod, confirmați că vă dați consimțământul față de colectarea și prelucrarea acelor informații sensibile.

Dacă vă înregistrați pe site-ul nostru, datele dvs. cu caracter personal sunt stocate în sistemul nostru CRM. Datele unei persoane înregistrate sunt șterse dacă acea persoană nu interacționează în mod activ cu EY timp de 18 luni sau într-un interval mai scurt, dacă legea dispune astfel.
Dacă ați optat să nu mai primiți comunicările EY România, informațiile dvs. de contact de bază vor rămâne în lista noastră cu persoanele care au optat să nu mai primească comunicări.

Informații pe care le colectăm automat

Când vizitați site-ul nostru, colectăm automat anumite date cu caracter personal de pe dispozitivul dvs. Concret, datele pe care le colectăm automat cuprind informații precum adresa de IP, tipul dispozitivului, codul unic de identificare al dispozitivului, tipul browserului, informații geografice generale de localizare (de exemplu, localizare la nivel de țară sau localitate) și alte informații tehnice. De asemenea, colectăm informații despre modul în care a interacționat dispozitivul dvs. cu site-ul nostru, inclusiv paginile și linkurile accesate. Colectarea acestor informații ne permite să înțelegem mai bine cine sunt vizitatorii site-ului nostru, de unde sunt și ce conținut al site-ului îi interesează. Utilizăm aceste informații în scopuri analitice interne și pentru a îmbunătăți calitatea și relevanța site-ului nostru pentru vizitatori. Informațiile sunt colectate prin intermediul modulelor cookie și al unor tehnologii de urmărire similare, explicate mai detaliat în Politica EY România privind modulele cookie.

De asemenea, site-ul nostru utilizează diverse plugin-uri ale platformelor de socializare.

Scopurile în care prelucrăm datele dvs. cu caracter personal ca vizitator al site-ului nostru sunt:

  • Pentru administrarea și gestionarea site-ului nostru, inclusiv pentru a confirma și autentifica identitatea dvs. și pentru a preîntâmpina accesul neautorizat la zonele restricționate ale site-ului nostru
  • Pentru a personaliza și îmbunătăți experiența dvs. de navigare prin afișarea de conținut care prezintă o probabilitate mai mare să fie relevant și de interes pentru dvs.
  • Pentru a analiza datele vizitatorilor site-ului nostru
  • Pentru a identifica organizația, compania, instituția sau organismul în cadrul căruia lucrați sau cu care sunteți asociat(ă) în orice alt mod
  • Pentru a ne dezvolta activitatea și serviciile
  • Pentru a vă pune la dispoziție comunicări de marketing, materiale EY Thought Leadership și instrumente de evaluare online
  • Pentru a realiza analize de date și de evaluare (de exemplu, în ceea ce privește utilizarea site-ului nostru și analize demografice privind vizitatorii acestuia)
  • Pentru a înțelege cum utilizează vizitatorii elementele și funcțiile site-ului nostru
  • Pentru a monitoriza și asigura conformitatea cu condițiile de utilizare aplicabile
  • Pentru a efectua analize de managementul calității și riscului
  • Orice alt scop în care ați furnizat informații către EY România

Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale vizitatorilor site-ului nostru sunt:

  • Interesul nostru legitim de a vă furniza informații și servicii în mod eficace și derularea activității noastre în mod eficace și legal
  • Interesul nostru legitim de a dezvolta și îmbunătăți site-ul nostru și experiența dvs. de utilizare
  • Consimțământul explicit al vizitatorului

 

Entrepreneur Of The Year

EY România acceptă nominalizări pentru programul EY Entrepreneur Of The Year™ prin intermediul site-ului nostru. Persoanei nominalizate i se solicită date cu caracter personal, inclusiv date financiare, și aceasta trebuie să semneze formularul de nominalizare. Formularele de nominalizare sunt puse la dispoziția sponsorilor programului și juriilor naționale și regionale independente în vederea selectării câștigătorilor.

Sistemul global EY Entrepreneur Of The Year™ conține o informare separată privind confidențialitatea. Recomandăm persoanelor care participă la programul Entrepreneur Of The Year™ să consulte informarea privind confidențialitatea disponibilă în acest sistem.

Clienți

Atunci când ne angajați pentru a vă presta servicii profesionale, colectăm și utilizăm date cu caracter personal, dacă avem un interes legitim pentru a proceda astfel în legătură cu serviciile respective. Pentru o prezentare generală a serviciilor noastre, faceți click aici .

În contextul prestării de servicii profesionale clienților săi, EY România prelucrează și date cu caracter personal ale unor persoane care nu sunt clienții noștri în mod direct (de exemplu, angajații, clienții sau furnizorii clienților noștri). Vizitați în secțiunea „Persoane ale căror date cu caracter personal le obținem în legătură cu prestarea de servicii către clienții noștri” pentru informații suplimentare.

Majoritatea datelor cu caracter personal pe care le colectăm și utilizăm pentru a presta servicii sunt furnizate în mod voluntar de către clienții noștri (sau sunt colectate de noi din surse terțe la solicitarea clienților noștri). Din acest motiv, dacă sunteți client al EY România, în general vă puteți da seama ușor ce date cu caracter personal colectăm și utilizăm. Printre aceste informații se pot număra:

  • Informaţii de bază, precum numele dvs., compania în cadrul căreia lucrați, funcția dvs. și relația dvs. cu o persoană
  • Informații de contract, cum ar fi adresa poștală, adresa de email și numerele de telefon
  • Informații financiare, precum informații legate de plăți
  • Orice alte date cu caracter personal referitoare la dvs. sau la alte terțe persoane, pe care ni le furnizați pentru a beneficia de serviciile noastre

Utilizăm aceste informații:

  • Pentru a vă presta servicii
  • Pentru a administra relația noastră și a menține relațiile contractuale
  • În scopuri contabile și fiscale 
  • În scopuri de marketing și dezvoltarea afacerii
  • Pentru a ne respecta obligațiile legale și de reglementare
  • Pentru a constata, exercita sau apăra drepturi în justiție
  • În scopuri istorice și statistice

Având în vedere diversitatea serviciilor pe care le prestăm, prelucrăm multe categorii de date cu caracter personal. Mai jos puteți consulta exemple (neexhaustive) de categorii de date cu caracter personal aferente celor patru linii de servicii principale oferite de noi:

Servicii de assurance/audit

În cadrul prestării de servicii de audit, EY România prelucrează informații care conțin date cu caracter personal, cum ar fi state de plată, registre administrative și alte documente aferente activităților clientului auditului și ale oricăror companii din cadrul grupului. Exemple de categorii de date cu caracter personal care sunt prelucrate sunt:

  • Informații de contact, precum nume, adresă, numere de telefon și adresă de email
  • Informații privind contractul de muncă, precum numărul matricol, departamentul, funcția și data începerii contractului de muncă
  • Date privind starea de sănătate și absențele, de exemplu certificate medicale și informații privind concediile medicale, concediile de odihnă sau concediile pentru creșterea copilului
  • Apartenența la sindicate
  • Codul numeric personal
  • Informații privind condițiile financiare, precum informații despre contul bancar, detalii salariale și alte indemnizații, date privind asigurarea și numărul de înmatriculare al unui automobil de serviciu
  • Informații privind asigurările sociale și pensiile

Sau

  • Alte categorii de date cu caracter personal necesare pentru derularea auditului în conformitate cu bunele practici de audit

 

Servicii de asistență fiscală

Exemple de categorii de date cu caracter personal prelucrate de echipele EY România de asistență fiscală contractate de clienți sunt:

  • Informații personale privind clientul persoană fizică și membrii familiei acestuia, inclusiv nume, adrese și date demografice, informaţii de contact, date de naștere și coduri de identificare fiscală, inclusiv coduri numerice personale și adrese de email
  • Informații personale despre delegații clientului persoană fizică, printre care nume, informaţii de contact și adrese de email
  • Declarații fiscale: obligații, data întocmirii și data depunerii și observații privind declarațiile fiscale
  • Date privind egalizarea fiscală: obligații, data întocmirii, sume de compensat și impozite achitate
  • Organizatoare utilizate pentru colectarea informațiilor fiscale cu specific național privind veniturile personale, date referitoare la studiile, istoricul în câmpul muncii, antecedentele medicale, cazierul judiciar ale contribuabilului respectiv (și, dacă este necesar, ale membrilor familiei acestuia), precum și alte date necesare pentru prestarea serviciilor
  • Documente de lucru utilizate pentru editarea informațiilor referitoare la client obținute din organizatoare sau prin alte mijloace; date privind remunerația provenite de la angajatori; sursa veniturilor din detașări și date privind calendarul deplasărilor 
  • Informații privind deplasările actuale, trecute și viitoare ale persoanei, inclusiv localitățile vizitate și activitățile de serviciu care au avut loc în fiecare localitate 
  • Documente, precum declarații fiscale, scrisori de delegare, documente de imigrare, solicitări de inspecție din partea autorităților fiscale și documente oficiale și personale (certificate de naștere, certificate de căsătorie, documente și diplome de studii și copii ale pașapoartelor)
  • Chestionare privind rolul de supraveghere a raportării financiare, care să indice statutul de angajat, angajatorul și fişa postului
  • Informaţii specifice companiei: persoane de contact pentru clienți persoane juridice și denumiri ale diviziilor
  • Date privind detașările: detalii referitoare la actualele condiții de muncă și locuire, inclusiv țara și localitatea de detașare, divizia angajatorului care suportă salariul și costurile cu detașarea
  • Date de imigrație: chestionare privind permisul de muncă, statutul permisului de muncă, copie a formularului de solicitare, copie a permisului de muncă, copie a vizei, copie a pașaportului și alte documente de imigrare

 

Servicii de asistență în afaceri

În cadrul prestării de servicii de asistență în afaceri, EY România prelucrează o largă varietate de informații, incluzând posibil toate tipurile de date cu caracter personal. Sfera informațiilor depinde de serviciu și de sectorul în care activează clientul EY România. De exemplu, prestarea de servicii de securitate cibernetică în beneficiul unei bănci implică prelucrarea unor tipuri de date cu caracter personal diferite față de asistarea unui client din sectorul farmaceutic în dezvoltarea unei modalități mai bune de urmărire a datelor privind efectul asupra stării de sănătate.

Exemple de categorii de date cu caracter personal primite sau prelucrate de echipele de servicii de asistență în afaceri contractate de clienți sunt:

  • Informații de contact, precum nume, adresă, numere de telefon și adresă de email
  • evidențele de resurse umane și referitoare la furnizori ale clienților, care includ informații cu caracter personal ale angajaților sau furnizorilor clientului, precum nume, informații de contact, data nașterii, rasa, coduri de identificare naționale, contracte de muncă și contracte de servicii
  • Date financiare, precum informații privind salariul, informații privind planul de pensii și indemnizațiile de pensionare și numere de cont bancar
  • Informații privind starea de sănătate a unor persoane cărora li se administrează anumite medicamente sau tratamente
  • Date cu caracter personal ale angajaților care ar fi afectați în mod potențial de modificarea sau externalizarea lanțului de aprovizionare
  • Date privind clienții, inclusiv rasă sau gen în cadrul unei misiuni de evaluare a satisfacției clientului

 

Servicii de asistență în tranzacții

În plus, prelucrăm și informații de identificare și de fond în cadrul proceselor noastre de acceptare a clienților, de finanțe, administrative și de marketing, inclusiv verificările privind independența auditului, combaterea spălării banilor, conflicte, de imagine și financiare, precum și în vederea respectării oricăror alte dispoziții legale sau de reglementare care ni se aplică.

Verificările pot să cuprindă următoarele:

  • Verificarea identității: dovada numelui și adresei
  • Beneficiarul real al persoanelor juridice și al altor entități juridice
  • Verificări privind conflictele: în vederea evitării unui conflict de interese cu orice alt client
  • Verificări aferente combaterii spălării banilor, referitoare la veniturile din activități ilicite și finanțarea actelor de terorism
  • Verificări privind persoanele expuse politic (PEP): acele persoane cu roluri proeminente în cadrul aparatului guvernamental, sistemului judiciar, instanțelor de judecată, băncilor centrale, ambasadelor, forțelor armate și întreprinderilor de stat, inclusiv rudele și apropiații acestora
  • Verificări legate de materiale de presă negative
  • Verificări ale listelor de sancțiuni guvernamentale
  • Verificări privind independența

Aceste verificări sunt efectuate din motive legale, de reglementare sau comerciale și trebuie repetate în decursul misiunii noastre. În cadrul acestor verificări, este necesar să prelucrăm date din categorii speciale (de exemplu, pentru a verifica dacă sunteți o persoană cu expunere politică sau pentru a colecta informații legate de cazierul judiciar, dacă legislația privind combaterea spălării banilor impune acest lucru). Este important să ne puneți la dispoziție toate informațiile și documentele necesare, deoarece acestea afectează capacitatea noastră de a presta servicii în beneficiul dvs.

Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale clienților noștri sunt:

Executarea unui contract

  • Îndeplinirea unei obligații legale sau de reglementare
  • Interesul nostru legitim de a presta servicii de înaltă calitate, consecvente, fără vicii și de a asigura achitarea cu promptitudine a oricăror onorarii, costuri și obligații legate de serviciile noastre
  • Interesul nostru legitim de a înțelege orice conflict de interese sau problemă legată de legislația privind independența auditorului
  • Interesul nostru legitim de a proteja EY România față de implicarea inadvertentă în tranzacții cu venituri din activități ilicite sau în sprijinirea oricăror alte activități ilicite sau frauduloase (de exemplu, acte de terorism)

Persoane fizice ale căror date cu caracter personal le obținem în legătură cu prestarea de servicii către clienții noștri

În cadrul serviciilor profesionale prestate clienților săi, EY România prelucrează date cu caracter personal ale persoanelor fizice cu care nu are o relație directă (contractuală sau de alt fel). De exemplu, dacă derulăm un audit legal, echipa de audit trebuie să auditeze evidențele clientului, care pot include informații salariale despre angajații clientului, date privind furnizorii, informații de administrare financiară, date referitoare la procedurile juridice și reclamanți. Un alt exemplu: dacă desfășurăm o analiză de due diligence în beneficiul unui client cu privire la o achiziție, EY România obține date cu caracter personal care vizează angajații, conducerea și clienții companiei care face obiectul achiziției.

Solicităm clienților să confirme că dețin autoritatea de a ne pune la dispoziție date cu caracter personal în legătură cu executarea serviciilor și că orice date cu caracter personal pe care ni le furnizează au fost prelucrate în conformitate cu legea aplicabilă.

Având în vedere diversitatea serviciilor pe care le prestăm, prelucrăm multe categorii de date cu caracter personal, precum:

  • Informații personale (cum ar fi numele, vârsta, data nașterii, genul, starea civilă și cetățenia)
  • Informații de contact (cum ar fi numere de telefon, adresa de email și adresa poștală)
  • Informații financiare (cum ar fi salariul, statul de plată, veniturile, investițiile, indemnizațiile și statutul fiscal)
  • Informații privind contractul de muncă (precum funcția, gradul, vechimea, date privind performanțele și coduri de identificare a angajatului)

În cazul anumitor servicii, prelucrăm și categorii speciale de date. De exemplu, în anumite țări, prestarea de servicii de întocmire a declarațiilor fiscale presupune prelucrarea informațiilor despre plățile efectuate de clientul nostru, de soțul sau soția și persoanele aflate în întreținerea acestuia în legătură cu apartenența la un sindicat, la un partid politic, pentru tratamente medicale sau pentru o organizație caritabilă religioasă. Astfel de date sunt colectate în mod intenționat și sunt utilizate numai dacă este necesar în legătură cu prestarea serviciului pentru care au fost colectate datele, cum ar fi stabilirea nivelului corect de impozitare a veniturilor clientului nostru și a deducerilor fiscale corecte aferente plăților respective.

Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice ale căror date cu caracter personal le obținem în legătură cu prestarea de servicii către clienții noștri sunt:

  • Îndeplinirea unei obligații legale sau de reglementare
  • Interesul nostru legitim de a asigura prestarea de servicii de înaltă calitate, consecvente și fără vicii către clienții noștri, la nivel mondial

 

Servicii de insolvență

Atunci când o companie intră în insolvență, unul sau mai mulți practicieni în insolvență din cadrul EY (adică administratori și lichidatori) pot fi desemnați să gestioneze afacerile, activitățile și patrimoniul companiei. Totodată, când un debitor face obiectul insolvenței sau a unui regim de restructurare, unul sau mai mulți practicieni în insolvență din cadrul EY România pot fi desemnați să gestioneze afacerile, activitățile și patrimoniul debitorului.

În această secțiune:

  • Persoană mandatată înseamnă practicienii în insolvență din cadrul EY România.
  • Societate înseamnă persoana juridică aflată în insolvență în cazul căreia au fost numite persoane mandatate.
  • Debitor înseamnă persoana fizică aflată sub incidența insolvenței sau a unui regim de restructurare.
  • „Dvs.” înseamnă persoanele vizate afectate de procedura de insolvență a societății sau debitorului.

În prestarea serviciilor de insolvență, EY România prelucrează datele dvs. cu caracter personal în interesele legitime de sprijinire a persoanelor mandatate în executarea obligațiilor lor legale și de reglementare în ceea ce privește procedurile de insolvență. Pentru claritate, societatea sau debitorul rămâne operatorul datelor dvs. cu caracter personal prelucrate în scopuri care nu sunt legate de obligațiile legale și de reglementare ale persoanelor mandatate.

Majoritatea datelor cu caracter personal pe care le prelucrăm sunt obținute de la dvs. în mod direct, dar obținem și indirect date cu caracter personal care vă vizează.

Persoanele mandatate și EY România prelucrează datele dvs. cu caracter personal în următoarele scopuri (neexhaustive):

  • Comunicarea cu creditorii persoane fizice și juridice ale societății sau debitorului: informații specifice esențiale pentru îndeplinirea obligațiilor legale (aceste informații sunt utilizate, de exemplu, pentru a evalua dreptul la dividende, dacă sunt datorate dividende)
  • Furnizarea de referințe sau rapoarte către instituțiile guvernamentale, autoritățile de reglementare și organismele competente în legătură cu deținerea unor funcții publice sau răspunsul la solicitări
  • Furnizarea de declarații conform legii
  • În scopuri de administrare a speței, inclusiv valorificarea activelor, convenții privind creanțele și repartizarea sumelor
  • Prelucrarea informațiilor despre angajați în scopuri personale în conformitate cu legea și cu politicile societății
  • Administrarea statelor de plată, emiterea facturilor, controlul creditelor și alte date legate de finanțele societății
  • Furnizarea de informații în mod justificat și legal către părțile interesate
  • Preîntâmpinarea și depistarea infracțiunilor sau fraudelor
  • Constatarea, exercitarea sau apărarea drepturilor legale, primirea de consultanţă juridică, inițierea sau apărarea în proceduri juridice
  • Respectarea obligațiilor legale ale societății sau debitorului
  • În scopuri de management al calității și riscului

Printre tipurile de date cu caracter personal prelucrate în scopurile de mai sus se numără (fără limitare) nume, adresă, informații de identificare, informații salariale, precum și orice informație despre relațiile dvs. cu societatea sau debitorul care este necesară pentru îndeplinirea obligațiilor legale ale persoanelor mandatate în cadrul procedurii de insolvență.

Aveți anumite drepturi în legătură cu datele dvs. cu caracter personal. Dacă aveți o întrebare sau doriți să vă exercitați drepturile, vă rugăm să înaintați o cerere scrisă către partea responsabilă pentru datele dvs. cu caracter personal (societatea, debitorul sau persoana mandatată) prin intermediul datelor de contact furnizate în comunicările referitoare la insolvență.

 

Persoane de contact în sistemele noastre de management al relațiilor cu clienţii (CRM)

Prelucrăm date cu caracter personal referitoare la persoanele de contact (foști, existenți și potențiali clienți și persoane fizice angajate în cadrul respectivilor clienți sau asociate cu aceștia și alte persoane de contact în interes de serviciu, cum ar fi foști colaboratori, consultanți, oficiali ai autorităților de reglementare și jurnaliști) în sistemele noastre CRM. Aceste sisteme CRM sprijină operațiunile de marketing ale EY România. Persoanelor de contact din sistemele noastre CRM li se trimit materiale pe tema EY Thought Leadership, buletine informative, materiale de marketing, oportunități de cursuri, chestionare și invitații la evenimente.

În sistemele noastre CRM, prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal:

  • Numele, denumirea postului, adresa, adresa de email, numărul de telefon și de fax
  • Denumirea angajatorului sau organizației cu care este asociată persoana fizică
  • Preferințe în materie de marketing
  • Răspunsuri la invitații și confirmări privind participarea la evenimente

Nu colectăm în mod intenționat date din categorii sensibile, cu excepția cazului în care dvs. ne furnizați astfel de date (de exemplu, cerințe dietetice speciale care reflectă afilierea dvs. religioasă sau orice alergie la alimente), dacă participați la unul dintre evenimentele noastre.

Datele persoanelor de contact în interes de serviciu care nu au interacționat în mod activ cu EY în ultimele 18 luni sunt șterse din sistemele noastre CRM. Dacă ați optat să nu mai primiți în viitor comunicările EY, informațiile dvs. de contact de bază vor rămâne în lista noastră cu persoanele care au optat să nu mai primească comunicări.

Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor de contact în interes de serviciu sunt:

  • Consimțământul explicit al persoanei de contact în interes de serviciu
  • Interesul nostru legitim în gestionarea relației cu persoanele de contact în interes de serviciu și în furnizarea de informații despre EY România, despre serviciile noastre și evenimentele pe care le organizăm

 

Participanți la întrunirile, conferințele, evenimentele și seminariile EY România

Prelucrăm datele cu caracter personal referitoare la participanții la întrunirile, conferințele, evenimentele și seminariile (evenimentele) EY România. Utilizăm diverse aplicații pentru a gestiona procesele de înscriere la evenimente, aplicații care conțin propriile informări privind confidențialitatea care explică de ce și cum sunt colectate și prelucrate datele cu caracter personal de respectivele aplicații. Recomandăm participanților să consulte informările privind confidențialitatea disponibile în aplicațiile respective.

În cadrul proceselor noastre de gestionare a evenimentelor, prelucrăm următoarele date cu caracter personal (dar numai în măsura în care sunt necesare pentru un anumit eveniment):

  • Numele, vârsta sau data naşterii
  • Informații despre personalul clientului (informații despre adresa de domiciliu, adresa sediului și informații privind activitatea desfășurată)
  • Numărul cardului de credit sau debit
  • Informații despre client (informații despre adresa de domiciliu, adresa sediului și informații privind activitatea desfășurată)
  • Adresa de email
  • Genul
  • Adresa de domiciliu sau altă adresă poștală
  • Denumirile angajatorilor (EY sau companie)
  • Ocupație (denumirea postului)
  • Numărul de pașaport
  • Adresa site-ului personal (dacă aveți un site personal pe care doriți să îl comunicați)
  • Numere de telefon sau fax

Nu colectăm în mod intenționate date din categorii sensibile, cu excepția cazului în care dvs. ne furnizați astfel de date (de exemplu, cerințe dietetice speciale care reflectă afilierea dvs. religioasă sau orice alergie la alimente sau orice alte date referitoare la starea dvs. de sănătate necesare pentru a oferi asistență participanților, dacă este nevoie, de exemplu dacă este necesar un scaun cu rotile).

Participanții la evenimentele EY România organizate în afara sediului trebuie să aducă un document de identitate cu fotografie în vederea identificării în scopul de a proteja persoanele, bunurile și informațiile noastre și de a preîntâmpina accesul persoanelor neautorizate la evenimentele EY România organizate în afara sediului.

EY România poate realiza fotografii și înregistrări audio sau video în zonele publice din cadrul evenimentelor EY România. Utilizăm aceste înregistrări în materialele noastre de marketing. Imaginile și vocile participanților sunt înregistrate. Înregistrările sunt editate, copiate, expuse, publicate sau distribuite.

Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale participanților sunt:

  • Consimțământul explicit al participantului
  • Interesul nostru legitim de a organiza evenimente și de a gestiona procesul de înscriere la acestea.
  • Interesul nostru legitim de a ne proteja angajații, bunurile și informațiile și de a preîntâmpina accesul persoanelor neautorizate la evenimentele EY România organizate în afara sediului.
  • Interesul nostru legitim de a oferi informații despre EY România, despre serviciile noastre și evenimentele pe care le organizăm

 

Persoane fizice care utilizează aplicațiile noastre

Asigurăm utilizatorilor externi acces la diverse aplicații administrate de noi (cum ar fi Portalul clienților EY România). Aceste aplicații conțin propriile informări privind confidențialitatea care explică de ce și cum sunt colectate și prelucrate datele cu caracter personal de respectivele aplicații. Recomandăm persoanelor care utilizează aplicațiile noastre să consulte informările privind confidențialitatea disponibile în aplicațiile respective.

Persoane fizice care vizitează paginile, plugin-urile și instrumentele noastre de pe platformele de socializare

Platforme de socializare

EY România utilizează diverse platforme de socializare, de exemplu în scopuri de recrutare sau marketing. Utilizăm platformele de socializare pentru a vă oferi acces facil la informațiile relevante privind oportunitățile de angajare în cadrul EY România și evenimentele pe care le organizăm, precum și pentru a ne promova serviciile și imaginea.

Deși EY România poartă responsabilitatea pentru conținutul pe care îl publică prin intermediul platformelor de socializare, EY România nu poartă responsabilitatea pentru administrarea platformelor de socializare (cum ar fi crearea de statistici de utilizare sau plasarea de module cookie). Când utilizați aceste platforme de socializare, aveți obligația de a respecta condițiile legale și de confidențialitate impuse de furnizorii platformelor de socializare. Acești furnizori colectează date cu caracter personal în ceea ce vă privește, inclusiv date statistice și analitice referitoare la utilizarea platformelor de socializare de către dvs., cum ar fi o listă generală a paginilor pe care le-ați accesat, „like-urile”, accesările recente, postările pe care le publicați sau pe care le considerați interesante. Dacă doriți să accesați astfel de date sau doriți să invocați unul dintre celelalte drepturi ale dvs. (precum dreptul de a vă opune prelucrării datelor dvs.), trebuie să contactați furnizorul platformei de socializare. Unii furnizori de platforme de socializare pun la dispoziția EY România date agregate relevante pentru paginile noastre, precum numărul de „like-uri” generate de conținutul nostru sau numărul postărilor, vizitatorii paginilor noastre, fotografiile care sunt descărcate sau linkurile accesate.

 

Plugin-uri ale platformelor de socializare (cum ar fi butoanele de like și share)

Pe site-ul nostru, inserăm așa-numitele plugin-uri ale platformelor de socializare. Când vizitați o pagină care afișează unul sau mai multe astfel de butoane, browserul dvs. stabilește o conexiune directă la serverul rețelei de socializare respective și încarcă butonul de acolo. În același timp, furnizorul platformei de socializare știe că pagina respectivă de pe site-ul nostru a fost vizitată. Nu avem nicio influență asupra datelor pe care furnizorii platformelor de socializare le colectează prin intermediul butoanelor. Dacă doriți să preîntâmpinați acest lucru, trebuie să vă deconectați din conturile dvs. de pe platformele de socializare înainte de a vizita site-ul nostru. Furnizorii platformelor de socializare setează și module cookie, cu excepția cazului în care ați dezactivat acceptarea și stocarea modulelor cookie în setările browserului dvs.

Plugin-uri de Facebook

Site-ul nostru conține plugin-uri pentru rețeaua de socializare Facebook. Plugin-urile Facebook pot fi recunoscute datorită siglei Facebook sau prin butoanele de like de pe site-urile noastre. Pentru o prezentare generală a plugin-urilor de Facebook, faceți clic aici .

Când vizitați site-ul nostru, se stabilește o conexiune directă între browserul dvs. și serverul Facebook prin intermediul plugin-ului. Acest lucru permite Facebook să primească informația că ați vizitat site-ul nostru de la adresa dvs. de IP. Dacă faceți clic pe butonul „like” al Facebook în timp ce sunteți autentificat la contul dvs. de Facebook, puteți distribui conținutul site-ului nostru pe profilul dvs. de Facebook. Acest lucru permite Facebook să asocieze vizitele pe site-ul nostru cu contul dvs. de utilizator. Dacă nu sunteți conectat(ă) la contul dvs. de Facebook, atunci când faceți clic pe butonul Facebook, se va afișa pagina de autentificare Facebook unde trebuie să introduceți datele dvs. de autentificare. Vă rugăm să reţineţi că nu cunoaștem conținutul datelor transmise către Facebook sau cum utilizează Facebook aceste date. Pentru informații suplimentare, consultați  politica Facebook privind confidențialitatea.

Plugin-ul de Twitter

Funcțiile serviciului Twitter au fost integrate în site-ul nostru. Când utilizați Twitter și funcția „retweet”, site-urile pe care le vizitați sunt conectate la contul dvs. de Twitter și făcute publice către ceilalți utilizatori. Dacă nu sunteți conectat(ă) la contul dvs. de Twitter, atunci când faceți clic pe butonul Twitter, se va afișa pagina de autentificare Twitter unde trebuie să introduceți datele dvs. de autentificare. Astfel, datele sunt transferate și către Twitter. Dorim să evidențiem faptul că nu cunoaștem conținutul datelor transmise către Twitter sau cum utilizează Twitter aceste date. Pentru informații suplimentare, consultați politica Twitter privind confidențialitatea.

Plugin-ul de Instagram

Site-ul nostru conține funcții ale serviciului Instagram.

Dacă sunteți conectat(ă) la contul dvs. de Instagram, puteți face clic pe butonul Instagram pentru a conecta conținutul paginilor noastre cu profilul dvs. de Instagram. Acest lucru înseamnă că Instagram poate să asocieze vizitele pe paginile noastre cu contul dvs. de utilizator. Dacă nu sunteți conectat(ă) la contul dvs. de Instagram, atunci când faceți clic pe butonul Instagram, se va afișa pagina de autentificare Instagram unde trebuie să introduceți datele dvs. de autentificare. Evidențiem faptul că nu primim informații privind conținutul datelor transmise sau modul de utilizare al acestora de către Instagram.

Pentru informații suplimentare, consultați politica Instagram privind confidențialitatea.

Plugin-urile de YouTube

Site-ul nostru utilizează plugin-uri de la YouTube, care este operat de Google.

Dacă vizitați una dintre paginile pe care este prezent un plugin de YouTube, acesta reprezintă o conexiune către serverele YouTube. Prin acesta, serverul YouTube este informat despre paginile pe care le-ați vizitat.

Dacă sunteți conectat(ă) la contul dvs. de YouTube, YouTube vă permite să asociați comportamentul dvs. de navigare direct cu profilul dvs. personal. Puteți preîntâmpina acest lucru deconectându-vă de la contul. dvs. YouTube. Dacă nu sunteți conectat(ă), atunci când faceți clic pe butonul YouTube, se va afișa pagina de autentificare YouTube unde trebuie să introduceți datele dvs. de autentificare.

Pentru informații suplimentare, consultați politica Google privind confidențialitatea.

Instrumente ale platformelor de socializare

Formularele Lead Gen ale LinkedIn

EY România utilizează formularele Lead Gen ale LinkedIn pentru conținutul sponsorizate de EY România și mesaje LinkedIn InMails sponsorizate pentru campaniile de recrutare și marketing. După ce membrii LinkedIn fac clic pe o reclamă EY România, acestora li se afișează un formular care este completat în prealabil cu informații din profilul lor de LinkedIn, cum ar fi numele, informațiile de contact, denumirea companiei, vechimea, denumirea postului și orașul. După ce un membru LinkedIn transmite un formular, acesta este conectat cu EY România.

Accesați acest link pentru  politica LinkedIn privind confidențialitatea.

Google Maps

Site-ul nostru utilizează serviciul de hărți Google Maps prin intermediul unei interfețe de programare a aplicațiilor (API).

Pentru a utiliza Google Maps, este necesară salvarea adresei dvs. de IP. Aceste informații sunt în general transmise către un server Google din Statele Unite și stocate acolo. Nu avem nicio influență asupra acestui transfer de date.

Pentru informații suplimentare, consultați politica Google privind confidențialitatea.

Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale vizitatorilor paginilor noastre de pe platformele de socializare și pentru utilizarea plugin-urilor și instrumentelor platformelor de socializare sunt:

  • Interesul nostru legitim de a promova serviciile și imaginea EY România
  • Interesul nostru legitim de a atrage, identifica și angaja resurse umane cu abilități de specialitate
  • Interesul nostru legitim de a îmbunătăți experiența dvs. pe site-ul nostru și de a ne optimiza serviciile

Persoane fizice care corespondează cu EY România prin email

EY România utilizează o varietate de instrumente pentru a menține securitatea infrastructurii noastre IT, inclusiv a serviciilor noastre de email. Printre exemplele de astfel de instrumente se numără:

    • Sisteme care scanează emailuri recepționate de destinatarii EY România pentru a identifica atașamente și URL-uri suspecte, în vederea preîntâmpinării atacurilor cu programe malware
    • Instrumente care asigură detectarea amenințărilor la adresa terminalelor pentru a identifica atacurile rău intenționate
    • Instrumente care blochează anumite conținuturi sau site-uri

În cazul în care corespondați prin email cu un destinatar EY România, emailurile dvs. sunt scanate de instrumentele operate de EY România în vederea menținerii securității infrastructurii IT, ceea ce ar putea conduce la citirea conținutului de către persoane autorizate din cadrul EY România, diferite de destinatarul dorit.

Temeiuri legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal al persoanelor fizice care corespondează cu EY România prin email:

    • Interesul nostru legitim de a ne proteja infrastructura IT împotriva accesului neautorizat sau a scurgerilor de date
    • Interesul nostru legitim de a analiza traficul email

 

Candidați la locuri de muncă

Colectăm informații de la și despre candidați în legătură cu oportunitățile de angajare disponibile în cadrul EY România. Informațiile pe care le colectăm, modul în care sunt utilizate și momentul în care sunt colectate variază în funcție de țara în care vă depuneți candidatura. În general, printre datele pe care le colectăm cu privire la candidații la locurile noastre de muncă se numără CV-urile, documentele de identitate, documentele de studii, istoricul în câmpul muncii, informațiile despre locurile de muncă anterioare și referințe.

Utilizăm datele dvs. cu caracter personal pentru a armoniza abilitățile, experiența și studiile dvs. cu posturile specifice oferite de EY România. Aceste informații sunt transmise către managerii angajatori și persoanele implicate în procesul de recrutare, pentru a decide dacă să vă invite la un interviu. EY România colectează și alte informații dacă sunteți invitat(ă) în etapa de interviu (sau etapa echivalentă) și în etapele ulterioare. Printre aceste informații se numără notițele luate la interviu, rezultatele evaluării, feedbackul și detaliile ofertei.

În legătură cu activitățile noastre de recrutare, inclusiv candidaturile și angajarea, colectăm și date din categorii speciale de la candidați, dacă avem această obligație conform legislației muncii. Aceste informații sunt relevante pentru mediul de lucru viitor din cadrul EY România sau pentru acordarea viitoarelor indemnizații sau sunt colectate cu consimțământul explicit al persoanei respective, dacă legea permite colectarea unor astfel de informații. De exemplu, dacă legea incidentă permite, colectăm informații despre handicapurile unei persoane pentru a analiza diversitatea forței noastre de muncă. Odată angajat, informațiile furnizate de o persoană cu privire la handicapuri sunt utilizate și la asigurarea unui mediu de lucru adecvat. De asemenea, este necesar să efectuăm verificări ale cazierului judiciar în cazul anumitor candidați pentru a evalua eligibilitatea acestora de a lucra în cadrul EY România sau pentru clienții EY România. În anumite țări, solicităm angajaților să ne furnizeze informații privind rasa și etnia și orientarea lor sexuală în scopuri de monitorizare a diversității, dar furnizarea acestor informații este pe deplin voluntară. Totuși, dacă un candidat nu furnizează în mod voluntar astfel de informații, este posibil ca legea să ne impună să realizăm propria evaluare a respectivelor criterii.

Instrumentele și site-urile noastre de recrutare conțin propriile informări privind confidențialitatea care explică de ce și cum sunt colectate și prelucrate datele cu caracter personal de respectivele aplicații. Recomandăm persoanelor care utilizează instrumentele și site-urile noastre de recrutare să consulte informările privind confidențialitatea disponibile în instrumentele și site-urile respective.

În funcție de țara în care vă depuneți candidatura, EY România colectează date cu caracter personal despre candidați („dvs.”) din următoarele surse:

  • Direct de la dvs.: de exemplu informații pe care le-ați furnizat când v-ați depus candidatura pentru un post direct prin intermediul site-ului pentru cariere al EY România (pentru informații suplimentare despre prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal prin intermediul sistemului nostru global de management al recrutării, vă rugăm să citiți informarea privind confidențialitatea datelor disponibilă în respectivul sistem)
  • De la agențiile de recrutare: de exemplu, când o agenție de recrutare care deține informațiile despre dvs. ne contactează pentru a vă propune drept potențial candidat;
  • Prin sursele disponibile public online: de exemplu, în cazul în care aveți un profil profesional postat online (cum ar fi pe site-ul actualului dvs. angajator sau pe un site de socializare profesională, precum LinkedIn)
  • Prin recomandare: de exemplu, printr-o recomandare din partea unui fost angajat sau angajator sau din partea unei persoane indicate de dvs. pentru referințe
  • Rezultate ale verificărilor de istoric în vederea selectării

Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale candidaților la locurile noastre de muncă sunt:

  • Consimțământul explicit al candidatului
  • Interesul nostru legitim de a atrage, identifica și angaja resurse umane cu abilități de specialitate
  • Interesul nostru legitim de a prelucra și gestiona candidaturile pentru posturile din cadrul EY România, inclusiv trierea și selectarea candidaților
  • Interesul nostru legitim de a recruta și angaja candidați prin propunerea unei oferte către angajații admiși și prin efectuarea verificărilor preliminare angajării în vederea selectării
  • Interesul nostru legitim de a administra site-urile noastre dedicate carierelor (inclusiv realizarea de analize statistice)
  • Respectarea unei obligații legale sau de reglementare (când efectuăm verificări ale istoricului pentru a constata dacă un candidat este eligibil pentru post)

 

Foști colaboratori

EY România dorește să păstreze o relație reciproc avantajoasă, permanentă cu foștii colaboratori EY România (foști parteneri ai firmelor membre, foști angajaţi şi foști contractanţi). Dacă vă invităm în comunitatea foștilor noștri colaboratori, numele, informațiile de contact, ultimul birou EY România, gradul, linia de servicii și cetățenia dvs. vor fi utilizate pentru a crea o înregistrare într-una dintre bazele noastre de date cu foști colaboratori, cu excepția cazului în care ați indicat că nu sunteți interesat(ă) să participați la programul pentru foștii colaboratori ai EY România. Aveți posibilitatea de a crea un profil mai detaliat și de a decide cât de multe informații suplimentare doriți să împărtășiți cu EY România și cu comunitatea foștilor colaboratori.

Bazele noastre de date cu foști colaboratori conțin propriile informări privind confidențialitatea care explică de ce și cum sunt colectate și prelucrate datele cu caracter personal de respectivele aplicații. Recomandăm persoanelor care utilizează bazele noastre de date cu foști colaboratori să consulte informările privind confidențialitatea disponibile în aplicațiile respective.

Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale foștilor noștri colaboratori sunt:

  • Consimțământul explicit al fostului colaborator
  • Interesul nostru legitim de a menține o relație solidă cu foștii noștri colaboratori, de a trimite informații despre EY România și serviciile noastre, de a invita foștii colaboratori la evenimente și de a îi ajuta pe aceștia să păstreze legătura cu alți foști colaboratori

 

Furnizori

Prelucrăm date cu caracter personal cu privire la furnizorii noștri (inclusiv subcontractanții și persoanele fizice asociate cu furnizorii și contractanții noștri) în vederea gestionării relației noastre și a contractului și pentru a beneficia de servicii din partea furnizorilor noștri.

Datele cu caracter personal pe care le prelucrăm sunt în general limitate la informații de contact (nume, denumirea angajatorului, număr de telefon, adresă de email și alte informații de contact) și informații financiare (informații legate de plată).

În plus, utilizăm datele cu privire la furnizorii noștri și pentru a verifica dacă există un conflict de interese sau o restricție privind independența auditului în desemnarea unui furnizor. Înainte de a accepta un nou furnizor, efectuăm de asemenea verificări pe tema independenței auditului și alte verificări de fond impuse de lege sau reglementări, de exemplu verificări legate de materiale de presă negative, verificări în domeniul legislației privind mita și corupția și alte verificări în domeniul criminalității financiare.

Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale furnizorilor noștri sunt:

  • Executarea unui contract
  • Îndeplinirea unei obligații legale sau de reglementare
  • Interesul nostru legitim de a administra plățile, onorariile și tarifele și de a încasa și recupera sume de bani datorate către EY România
  • Interesul nostru legitim de a înțelege orice conflict de interese sau problemă legată de legislația privind independența auditorului
  • Interesul nostru legitim de a proteja EY România față de implicarea inadvertentă în tranzacții cu venituri din activități ilicite sau în sprijinirea oricăror alte activități ilicite sau frauduloase (de exemplu, acte de terorism)

 

Persoane care apelează linia telefonică EY/Ethics

Linia telefonică EY/Ethics oferă angajaților și clienților EY și altor persoane din afara EY un mijloc de a raporta, în mod confidențial și fie sub protecția anonimatului, fie prin declinarea identității, o activitate care presupune o conduită lipsită de etică sau ilegală care încalcă standardele profesionale sau este în orice alt mod neconformă cu Codul de conduită global al EY. Raportările se pot face fie online, fie prin intermediul unei linii telefonice speciale.

EY/Ethics conține propriul formular de informare și consimțământ privind confidențialitatea, care descrie practicile pe care le urmează EY în legătură cu EY/Ethics. Recomandăm persoanelor care utilizează EY/Ethics să consulte acest formular de informare și consimțământ al EY/Ethics.

 

Vizitatori ai birourilor EY România

Când vizitați un birou EY România, prelucrăm datele dvs. cu caracter personal pentru a vă pune la dispoziție anumite facilități (precum acces în clădirile și sălile noaste de conferințe sau la Wi-Fi), pentru a controla accesul în clădirile noastre și pentru a ne proteja sediile, personalul, bunurile și informațiile confidențiale (de exemplu, prin utilizarea sistemelor de televiziune cu circuit închis).

Datele cu caracter personal pe care le colectăm se limitează în general la numele dvs., informațiile de contact, locul și ora la care intrați și ieșiți din sediul nostru.

Evidența vizitatorilor și cartele de acces

Solicităm vizitatorilor sediilor noastre să se înregistreze la recepție și păstrăm evidența vizitatorilor pe o perioadă scurtă de timp. Vizitatorilor sediilor noastre li se pune la dispoziție o cartelă de acces temporară pentru a intra în sediile noastre. Evidențele privind vizitatorii noștri sunt utilizate pentru a verifica returnarea cartelelor de acces, pentru a analiza un incident de securitate și în situații de urgență (de exemplu, dacă un sediu trebuie evacuat).

Wi-Fi
Monitorizăm și înregistrăm traficul de pe rețelele noastre Wi-Fi. Acest lucru ne permite să vedem informații limitate despre comportamentul în rețea al unui utilizator, dar și cel puțin adresele de origine și de destinație de la care și la care se conectează utilizatorul.

Sistem de televiziune cu circuit închis (CCTV)

EY România utilizează monitorizarea prin sisteme de televiziune cu circuit închis, în cazul în care legea permite acest lucru. Imaginile CCTV sunt stocate în mod securizat și sunt accesibile numai persoanelor autorizate (de exemplu, pentru a analiza un incident). Putem să divulgăm imaginile CCTV către organele de aplicare a legii. De asemenea, divulgăm imaginile CCTV asigurătorilor noștri în vederea procesării unei cereri de despăgubire ca urmare a unui incident. Înregistrările CCTV sunt de obicei șterse sau suprascrise automat după o scurtă perioadă de timp, cu excepția cazului în care se identifică o problemă care necesită investigații suplimentare.

Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale vizitatorilor sediilor EY sunt:

  • Interesul nostru legitim de a ne proteja sediile, personalul, bunurile și informațiile confidențiale
  • Interesul nostru legitim de a preîntâmpina și detecta infracțiunile și de a constata, exercita și apăra drepturi în justiție

 

Transferuri ale datelor cu caracter personal

Firmele membre EY derulează activități în peste 150 de țări din toată lumea. Anumite aspecte ale infrastructurii EY sunt centralizate, inclusiv serviciile de tehnologia informației prestate către firmele membre. În plus, dacă misiunile în beneficiul clienților EY se extind în mai multe jurisdicții, este necesar ca anumite informații să fie accesate de toți cei din cadrul organizației EY care lucrează la speța respectivă. Prin urmare, datele dvs. cu caracter personal sunt transferate și stocate în afara țării în care vă aflați. Printre acestea se numără țări din afara Spațiului Economic European (SEE) și țări cu legislații despre care nu s-a constatat în mod neapărat că asigură un nivel adecvat de protecție pentru prelucrarea datelor cu caracter personal conform legislației UE și a altor jurisdicții.

Luăm măsurile de precauție legale și de securitate corespunzătoare pentru a proteja siguranța și integritatea datelor cu caracter personal transferate în interiorul organizației EY. EY a implementat reguli corporatiste obligatorii (RCO) care permit transferuri la nivel mondial în interiorul organizației EY ale datelor cu caracter personal care își au originea în SEE în conformitate cu legislația europeană aplicabilă privind protecția datelor. RCO impun tuturor entităților EY din toată lumea să utilizeze aceleași standarde de protecție a datelor cu caracter personal.

Puteți accesa regulile noastre corporatiste obligatorii aici.

Datele dvs. cu caracter personal vor fi prelucrate și de prestatorii de servicii ai EY România care oferă asistență proceselor noastre interne auxiliare. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea „Prestatori de servicii”.

Prestatori de servicii

Transferăm sau divulgăm datele cu caracter personal pe care le colectăm către prestatori de servicii terți (și către filialele și afiliații acestora), care sunt angajați de noi pentru a ne sprijini procesele interne auxiliare. De exemplu, angajăm prestatori de servicii care să furnizeze, să administreze și să ofere asistență pentru infrastructura noastră IT (cum ar fi servicii de administrare a identității, găzduire, analiza datelor, copii de siguranță și servicii de stocare în cloud) și în vederea stocării și eliminării în condiții de securitate a documentelor în format fizic.

Politica noastră este să utilizăm numai prestatori de servicii terți care se obligă să mențină niveluri adecvate de protecție, securitate și confidențialitate a datelor și care respectă dispozițiile legale aplicabile privind transferul de date cu caracter personal în afara jurisdicției în care au fost colectate inițial. În cazul datelor colectate în SEE sau care au legătură cu persoane vizate din SEE, EY România impune un mecanism de transfer adecvat, necesar pentru a respecta legea aplicabilă.

 

Alte divulgări

EY România divulgă datele dvs. cu caracter personal:

  • În cazul în care este adecvat în scopurile descrise în secțiunea „Scopurile în care prelucrăm date cu caracter personal”, inclusiv în interiorul organizației EY România
  • Dacă legea aplicabilă impune acest lucru
  • În legătură cu o reorganizare sau o fuziune a organizației noastre cu altă organizație
  • În cazul în care considerăm că divulgarea respectivă este adecvată pentru a pune în aplicare condițiile angajamentului și alte acorduri sau pentru a proteja și apăra în altă modalitate drepturile, patrimoniul sau siguranța EY România
  • Pentru a respecta cerințele unei proceduri judiciare, unei dispoziții a instanței sau ale unei alte obligații legale sau o solicitare a unei autorități guvernamentale sau de reglementare
    Sau
  • Cu consimțământul dvs.

Dorim să atragem în mod special atenția asupra faptului că, în anumite jurisdicții, EY România are obligația legală de a raporta tranzacțiile suspecte și alte activități către autoritățile de reglementare competente în conformitate cu legislația privind combaterea spălării de bani, finanțarea terorismului, tranzacționarea pe bază de informații privilegiate sau cu legislația conexă. De asemenea, EY România raportează suspiciunile de activități ilegale către poliție și alte organe de aplicare a legii. Legea nu ne permite întotdeauna să vă informăm în prealabil cu privire la divulgare, iar în unele cazuri ne interzice complet să vă informăm.

Printre destinatarii terți ai datelor cu caracter personal se numără:

  • Consultanți profesionali, cum ar fi societăți de avocatură, consultanți fiscali sau auditori
  • Asigurători
  • Autorități de reglementare ale activității de audit
  • Autorități fiscale, vamale și în domeniul accizelor
  • Organisme de reglementare și alte organisme profesionale
  • Autorități de reglementare în domeniul burselor și activității de listare
  • Registre publice pentru administratorii și acționarii sau asociații societăților
  • Prestatori de servicii de verificare a identității
  • Centrale de risc de credit
  • Instanțe de judecată, poliția și organele de aplicare a legii
  • Instituții și agenții guvernamentale
  • Prestatori de servicii

 

Securitate

EY România protejează confidențialitatea și securitatea informațiilor pe care le obține în cadrul activității sale. Accesul la astfel de informații este limitat și există politici și proceduri care sunt concepute să protejeze informațiile împotriva pierderii, utilizării improprii și divulgării improprii. Informații suplimentare despre abordarea noastră privind protecția datelor și securitatea informațiilor sunt disponibile în broșura noastră intitulată Protejarea datelor dvs.

 

Actualizarea datelor dvs. cu caracter personal

Păstrăm exactitatea și completitudinea datelor cu caracter personal pe care le deținem. Este important să ne informați cu privire la orice modificări ale informațiilor dvs. de contact sau ale altor date cu caracter personal, astfel încât să avem informațiile cele mai recente în ceea ce vă privește. Vă rugăm să contactați persoana cu care discutați de obicei în cadrul EY România. De asemenea, puteți contacta echipa noastră pentru protecția datelor, la adresa de email gdpr@ro.ey.com.

 

Păstrarea datelor

Politica noastră presupune păstrarea datelor atât timp cât sunt necesare pentru scopurile descrise în secțiunea „Scopurile în care prelucrăm date cu caracter personal”. Trebuie reținut faptul că perioadele de păstrare variază între diferitele jurisdicții și sunt stabilite în conformitate cu dispozițiile naționale de reglementare privind păstrarea datelor în scopuri profesionale.

Pentru a ne îndeplini obligațiile profesionale și legale, pentru a constata, exercita sau apăra drepturile noastre legale și în scopuri istorice și de arhivare, trebuie să păstrăm informațiile pe perioade semnificative de timp.

 

Modificarea prezentei informări privind confidențialitatea

Actualizăm ocazional prezenta informare privind confidențialitatea pentru a reflecta schimbările din practicile și serviciile noastre. Când facem schimbări în această informare privind confidențialitatea, modificăm data „ultimei actualizări” din partea de sus a acesteia. Dacă realizăm schimbări semnificative în modul în care colectăm, utilizăm și divulgăm datele cu caracter personal, vă informăm prin publicarea unei informări referitoare la modificări, în mod vizibil, pe site. Vă recomandăm să verificați această pagină în mod periodic pentru a vă informa cu privire la orice modificări aduse prezentei informări privind confidențialitatea.